Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Проводки и порядок ведения расчетов в подотчетными лицами
Порядок ведения кассовых операций и расчет по подотчетным суммам регулирует письмо ЦБ от 4 октября 1993г. №18 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
Здесь мы рассмотрим основные бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами.
Сотрудники получают наличные деньги из кассы:
1. на командировочные расходы
2. на покупку материалов, товаров
3. для того чтобы заплатить поставщику за услуги
4. на нотариальные, почтовые расходы
5. на покупку основных средств
6. на представительские расходы и т.д.
Д50 К71 — выдаем деньги из кассы, распечатываем расходный кассовый ордер, подписываем у сотрудника и подшиваем в кассу.
Далее сотрудник должен отчитаться за полученную сумму не позднее 3 дней выдачи денежных средств или со дня возвращения из командировки.
Повторная выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного погашения прежней суммы.
После того как сотрудник предоставил документы, подтверждающие расходы, необходимо составить авансовый отчет. В зависимости от того, на что были получены деньги в системе делаются следующие проводки:
Д41 К71 — если сотрудник покупал товары
Д10 К71 «Расчеты с подотчетными лицами» — если сотрудник покупал материалы, ГСМ
Д26 (44) К71 — представительские расходы
Д26 (44) К71 — командировочные расходы
Д60 К71 — если сотрудник брал деньги на оплату поставщику или подрядчику (не забудьте потом проводку Д20 К60 — списать на себестоимость)
Д26 К71 — если деньги были получены нотариальные, почтовые, хозяйственные расходы
Затем сотрудник вносит остаток неиспользованных денежных средств в кассу или получает перерасход (если потратил больше
чем взял).
Д50 К71 — внесен остаток в кассу
Д71 К50 — получен перерасход (если сотрудник потратил больше или вообще не брал аванс)
Д70 К71 — если сотрудник не отчитался за выданные средства, можно удержать деньги из заработной платы (на основании письменного заявления сотрудника, к тому же сумма удержаний не долга превышать 20% от заработной платы)
Д73 К71 — если сотрудник не отчитался за выданную сумму и организация будет удерживать эту сумму из з/п в несколько этапов (в случае если нельзя сразу удержать из заработной платы — например, если сумма задолженности превышает 20% от зарплаты, которых организация может удержать)
Д94 К71 — списываем задолженность по подотчетной сумме на недостачи и потери
Д91 К94 — если организация приняла решение не возмещать или возместить невозможно.
Сотрудник не отчитался за подотчетные суммы. Законно ли удержать из заработный платы?
В ст. 137 ТК РФ указано, что работодатель вправе удержать из заработной платы работника подотчетную сумму, но необходимо получить его письменное согласие (Письмо от 09.08.2007 N 3044-6-0). Решение об удержании указанной суммы из заработной платы работника руководитель организации принимает не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Правда, при условии, что сам работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Удержания из заработной платы производятся в соответствии с приказом или распоряжением руководителя организации. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% (ст. 138 ТК РФ). Допустим, работодатель решил не удерживать с сотрудника задолженность по выданным подотчетным средствам. Тогда не возвращенная в срок сумма признается доходом работника, с которого нужно уплатить НДФЛ.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует со счетами:
По дебету
50 Касса (Д71 К50)
51 Расчетные счета (Д71 К51)
52 Валютные счета (Д71 К52)
55 Специальные счета в банках (Д71 К55)
76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Д71 К76)
79 Внутрихозяйственные расчеты (Д71 К79)
91 Прочие доходы и расходы (Д71 К91)
По кредиту
07 Оборудование к установке (Д07 К71)
08 Вложения во внеоборотные активы (Д08 К71)
10 Материалы (Д10 К71)
11 Животные на выращивании и откорме (Д11 К71)
15 Заготовление и приобретение материальных ценностей (Д15 К71)
20 Основное производство (Д20 К71)
23 Вспомогательные производства (Д23 К71)
25 Общепроизводственные расходы (Д25 К71)
26 Общехозяйственные расходы (Д26 К71)
28 Брак в производстве (Д28 К71)
29 Обслуживающие производства и хозяйства (Д29 К71)
41 Товары (Д41 К71)
44 Расходы на продажу (Д44 К71)
45 Товары отгруженные (Д45 К71)
50 Касса (Д50 К71)
51 Расчетные счета (Д51 К71)
52 Валютные счета (Д52 К71)
55 Специальные счета в банках (Д55 К71)
70 Расчеты с персоналом по оплате труда (Д70 К71)
73 Расчеты с персоналом по прочим операциям (Д73 К71)
76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Д76 К71)
79 Внутрихозяйственные расчеты (Д79 К71)
91 Прочие доходы и расходы (Д91 К71)
94 Недостачи и потери от порчи ценностей (Д94 К71)
97 Расходы будущих периодов (Д97 К71)
99 Прибыли и убытки (Д99 К71)
План счетов бухгалтерского учета
Раздел I. Необоротные активы: 01 · 02 · 03 · 04 · 05 · 07 · 08 · 09
Раздел II. Производственные запасы: 10 · 11 · 14 · 15 · 16 · 19
Раздел III. Затраты на производство: 20 · 21 · 23 · 25 · 26 · 28 · 29
Раздел IV. Готовая продукция и товары: 40 · 41 · 42 · 43 · 44 · 45 · 46
Раздел V. Денежные средства: 50 · 51 · 52 · 55 · 57 · 58 · 59
Раздел VI. Расчеты: 60 · 62 · 63 · 66 · 67 · 68 · 69 · 70 · 71 · 73 · 75 · 76 · 77 · 79
Раздел VII. Капитал: 80 · 81 · 82 · 83 · 84 · 86
Раздел VIII. Финансовые результаты: 90 · 91 · 94 · 96 · 97 · 98 · 99
Забалансовые счета: 001 · 002 · 003 · 004 · 005 · 006 · 007 · 008 · 009 · 010 · 011